Электронный документооборот

Я обещал на днях рассказать про российскую систему документооборота. Собственно, близко знаю только одну — нашего университета.

До её введения, если к примеру назревал визит зарубежного ректора и это касалось лично меня, я приносил нашему ректору на подпись 2 странички: одну с проектом приказа, другую со сметой. Естественно, перед этим делал пару звонков и электронную рассылку 3-4 сотрудникам по вопросам, реально требующим согласования. Ректор перед тем, как подписать приказ, на ходу иногда спрашивал, а согласовано ли ещё с тем-то. Если нет, сразу звонил. Но делал мне при этом молчаливое фи. Ректорское фи дорого стоит, в следующий раз я старался думать головой. И поэтому проекты приказов подписывались обычно без проблем, в течение суток.

После введения электронного документооборота: каждый приказ должен быть выставлен в системе и согласован там всеми лицами, сколько-нибудь причастными к его выполнению. Таковых при очередном визите зарубежного ректора нашлось 17. Типа, мы тут посовещались и согласны выполнить приказ ректора, потому что ни одного возражающего нет.

Проект приказа без проблем прошёл 13 из них, 14-й товарищ внёс поправку. Пришлось новую редакцию гнать по инстанциям заново. Товарищ №7, за которого видимо секретарша в первый раз голосовала, на этот раз проснулся. Возникла новая поправка. На третьем круге я перестал следить за злоключениями этого приказа, потому что делегация уже приехала и села мне на голову.

Когда вспомнил о нём, выяснилось следующее: секретарша товарища №4 увидела проект приказа, который она уже два раза согласовывала! Решила, что система свихнулась, третий раз согласовывать не стала. Так на ней приказ и замер.

Когда выяснили причину и собрали все остальные подписи по цепочке, в дело включились юристы и литературный редактор — без них теперь никуда. Их поправки самые мощные — например, добавить название университета чуть ли не в каждое предложение, или заменить какое-то е на ё. Но без всех предыдущих согласований они даже смотреть на этот документ не будут.

В общем, приказ о приёме делегации во главе с президентом и ректором дружественного зарубежного вуза вышел через пару недель после того, как эта делегация уехала 🙂

рассказать друзьям и получить подарок

9 Responses to Электронный документооборот

  1. прикольная статья)) видимо делегации прием в итоге «понравился» очень)))

    • Представьте себе, приём понравился 🙂 Наши люди работали добросовестно, все понимали, что завязший приказ не причина для срыва…

  2. Да, документы с каждый днем все больше переход в электронные версии!Хорошая статья, +автору. С удовольствием приглашаю в гости — будем делать друг друга, коллега, посещаемее!Успехов:)!

  3. Как это по-нашему! По-русски!
    Хорошо, что приняли. В Европе без такого приказа и бумажки нужной, делегацию вообще бы не поселили никуда. Они сами вынуждены были бы поселяться хоть куда. Тут с этим делом строго. У нас еще такие вещи проходят. Но не в Европе. Сталкивалась с этими вещами. Не всегда их порядок бывает «порядком».

    • 🙂 Бронь-то мне было легко сделать и без приказа, еще за два месяца до визита. А вот когда пришел момент расплачиваться… 🙂

  4. Как это похоже на нашу жизнь!! 🙂

    • 🙂 Люди-то нормальные у нас остались, только вот чинуш с айпэдами и без мозгов над ними всё больше 🙁

  5. Это самый настоящий пример нашего излишнего и ненужного аппарата всяких чиновников и не вразумительных законов.

  6. Согласна с предыдущим высказыванием , сколько всего не нужного и непонятного.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *